（2021年4月29日第二届第一次理事会会议通过）

 为加强基金会的档案管理，特建立专项的档案管理制度，将原分散在规章制度各章节的档案管理内容集中，并补充制订业务项目档案管理的部分，形成完整系统的本基金会档案管理制度。

基金会档案管理制度分为四个部分：

 一、行政档案管理制度

参照《中关村精准医学基金会办公室行政工作制度》文件第三章“二、档案管理制度”执行。

二、财务档案管理制度

按照《中关村精准医学基金会会计档案管理制度》执行。

三、业务档案管理制度

1. 业务档案内容：

 项目申报资料、项目审批立项资料、项目执行的监督与管理资料、项目结项资料及项目评估资料，年度项目活动开展的计划及总结数据和目录汇总等资料。

2. 档案编码分类：

按照国际部、国内部、专项基金部、媒体部等分类；按照捐赠与应税项目分别备案统计；按照年度时间顺序先后排列。

3. 档案素材要求：

（1）协议、合同类档案要求原件存档，在文件制作时基金会留存两份，其中一份用于业务部门存档备案，一份用于财务入账。

（2）项目流程审批、立项、执行、管理类档案，要求使用经基金会领导审批后的文件资料存档，尽量使用原件存档。

（3）其他与本项目有关的重要资料，尽量使用原件，也可使用复印件。

4. 档案归档时间：

正常在每个自然年度结束时完成档案归档工作，特殊情况延至第二个年度的首季。

5. 档案目录索引：

档案归卷时，必须要有档案卷宗内的文件目录和索引。电子版要有电子版的目录和索引。

6. 电子档案：

纸质档案同时用电子文档备份保存，每年归总在一个电子储存器中。

7. 业务档案责任人：

由业务部门主任或负责人按年度落实整理归档编制，纳入工作业绩考核。

四、档案管理监督责任制度

档案制度监督检查责任部门为本基金会办公室。