中关村精准医学基金会《资料室管理规定》

发布时间:2020-10-14 文章来源:中关村精准医学基金会        浏览量:1627

资料室管理规定

一、目的

为规范中关村精准医学基金会(以下简称“本基金会”)资料管理,有效地利用和保护资料,全面反映本基金会经营管理各项活动的历史记录,维护本基金会的合法权益,并为今后科学化决策提供依据,特制定本规定,望各部门按本规定认真做好资料管理工作。

二、资料归档范围:

本规定所指的资料是指过去和现在的本基金会各部门工作中所直接形成的对本基金会有保存价值的各种制度规定、文件、合同、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录。各部门拟出归档目录,提交资料管理员,按照资料性质予以收集、分类、归档。

三、资料归档流程

1.为了保证资料的质量,且有利于查阅和管理,实行统一领导,分级管理。本基金会资料管理由行政部负责管理,设资料管理员,统一收集、分类归档。

2.归档的文件材料,要做到齐全、准确。文字材料字迹清晰,不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,资料管理人员严格履行接收手续。

3.资料归档的时间:原则上按年度归档,即每年终了于次年元月31日前完成资料缴存,日常需要缴存的资料视情况及时办理。资料管理员负责日常的资料保管和维护,定期对本基金会资料室进行归档整理。

4.资料归档的移交和接收:各部门需要归档的资料由部门负责人负责(或本部门内指定专人),及时梳理本部门资料按年度收集记录并缴存资料室,存档记录要有卷内目录。缴存档按要求办理(文件和资料移交清单)移交和接收手续。

5.文件材料归档时,要核对清楚,若有缺失,及时向相关负责人追缴。

6.文件资料归档后,资料管理员及时进行文件扫描,采取纸质和电子版双重存储,确保归档资料完整性。

四、保存期限

1.各部门文件根据记录程序进行保存。

2.所有文件期满销毁后必须保留电子档文件。

五、借阅

1.本基金会内部人员借用资料,须填写借用登记表,注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间,经领导审批后,借用人签字方可。

2.外部人员借阅:本基金会外部人员原则上不准借用,若确需借阅本基金会资料的,经领导审批后,在资料室借阅,但不得带出资料室,不得未经批准随意复印。

3.归还:借用者按时归还借用资料,若到期未还,资料管理员须及时予以催还,资料归还时仔细检查资料是否完整,若发生丢失、泄密或其他损坏行为由借用者承担责任,视情节轻重予以处罚。

六、销毁

任何部门或个人非经允许无权随意销毁本基金会资料;保存期满的资料,经领导审批后由各部门资料负责人进行销毁,登记销毁清单,以备后查。

七、责任

本基金会资料属于本基金会财产,任何人不得据为己有和外泄。有下列行为之一,视情节轻重,给予处罚,构成犯罪的依法予以追究法律责任:

1.毁坏、丢失或擅自销毁本基金会资料的;

2.擅自向外界提供、摘抄本基金会资料的;

3.涂改、伪造资料的;

4.未及时上报归档或资料管理不善者。

中关村精准医学基金会

二0二0年十月



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